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Kaufmännisches Einmaleins

Den ersten Schritt haben Sie getan - Sie haben Ihr eigenes Unternehmen gegründet.
Jeder Gründer möchte natürlich wissen, wie erfolgreich sein Unternehmen ist. Viele wissen es aber leider nicht, da sie nicht über das notwendige kaufmännische Know-how verfügen. Dieses Defizit ist nicht zuletzt dafür verantwortlich, dass viele Gründungen scheitern.
Um festzustellen, wie es um die Einnahmen und Ausgaben, die Zahlungsfähigkeit (Liquidität), die Kosten und die Leistungsfähigkeit, also Rentabilität und Gewinne in Ihrem Unternehmen steht, stehen Ihnen eine Reihe von Instrumenten zur Verfügung, die Ihnen bei der Beantwortung der folgenden Fragen helfen:

  • Welche Einnahmen und Ausgaben habe ich? - Buchführung
  • Ist mein Unternehmen zahlungsfähig? - Liquiditätsplanung
  • Welche Kosten habe ich; wie hoch sind sie? - Kostenrechnung
  • Welche Preise soll ich nehmen? - Preiskalkulation
  • Wie hoch ist mein Gewinn? Wie hoch ist mein Verlust? - Jahreserfolgsrechnungen
 

Buchführung

Wenn man sich mit einer Geschäftsidee selbstständig macht, will man sich vor allem ums Geschäft kümmern. Aufträge an Land ziehen, Kunden begeistern, die Wände streichen. Wer hat da schon Lust auf die Buchhaltung? Dabei ist sie das wichtigste Instrument, um Geschäftsabläufe im Blick zu behalten und die Finanzen zu kontrollieren. Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff.

Es gibt zwei Arten der Buchführung:
Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung ist nur für kleine Betriebe mit einfachen und leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert (z. B. Freiberufler, Einzel-Unternehmen mit einem Angestellten). Das betrifft Unternehmen, die ohnehin einen guten Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation haben. Die einfache Buchführung ist dabei allerdings nur für Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind.

Bei der einfachen Buchführung richten Sie Rubriken (= Konten) für gängige Geschäftsvorgänge ein: z.B. Warenverkäufe, Personalkosten, Bürokosten. Da Sie verpflichtet sind, Ihre Einnahme-Überschuss-Rechung auf einem amtlichen Formular abzugeben, sollten Sie Ihre Aufzeichnungen dem Vordruck entsprechend gliedern. Diese Konten sollten identisch mit den Konten sein, die Sie für eine Einnahmen-Überschussrechnung verwenden. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Außerdem werden die Buchungen von Kasse (also Bargeld-Einnahmen und -Aus gaben) und Bankkonten festgehalten.
Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist für alle Betriebe mit differenzierteren und nicht ganz leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert. Für bestimmte Unternehmen ist sie darüber hinaus Pflicht.
Der gesetzlichen Buchführungspflicht (doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung) unterliegen:
  • alle Kaufleute
  • Nicht-Kaufleute mit - Umsätzen von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder - Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro.
  • Kapitalgesellschaften (GmbH und AG); sie gelten immer als Kaufleute, egal womit sie sich befassen.
Nicht buchführungspflichtig sind: - alle anderen Nicht-Kaufleute - alle anderen Betriebe der Land- und Forstwirtschaft - Freiberufler

Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht wird. Wird z. B. eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung bezahlt, so wird dies sowohl im Konto für "Wareneinkäufe" als auch im Konto "Bank" festgehalten (Gegenbuchung). - Soll- und Haben: Jedes Konto verfügt dabei über eine Soll- und Habenseite. Hier werden Einnahmen und Ausgaben erfasst.
 

Liquiditätsplanung

Ist mein Unternehmen zahlungsfähig, und kann ich z. B. die laufenden Rechnungen für Versicherungen, Steuerzahlungen oder Miete in den nächsten drei bis sechs Monaten bezahlen? Von der Antwort auf diese Frage hängt das Fortbestehen Ihres Unternehmens ab. Eine sorgfältige und fortlaufende Liquiditätsplanung ist daher für jeden Unternehmer ein absolutes "Muss". Sie umfasst die nächsten sechs, besser noch zwölf Monate. Anders als bei der Buchführung, in der Sie nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben festhalten, müssen Sie bei der Liquiditätsplanung Ihre geplanten und zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Aus der Differenz der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ergibt sich der monatliche Überschuss (Überdeckung), den Sie zur Verfügung haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Womöglich stellt sich auch ein Fehlbetrag (Unterdeckung) heraus, den Sie schnellstmöglich beheben sollten.
 

Kostenrechnung

Als Jungunternehmer stecken Sie sehr viel Energie in die Vermarktung Ihrer neuen Produkte. Letztendlich möchten Sie wissen, ob sich Ihre Mühen gelohnt bzw. Ihre Anstrengungen den richtigen Produkten gegolten haben. Dabei sind die Kosten ein wichtiger Bestandteil, wenn es darum geht, den Erfolg eines Unternehmens zu planen. Eine sorgfältige Kostenrechnung ist Grundlage für viele unternehmerische Entscheidungen. Grundlage jeder Kostenrechnung ist eine aussagefähige Buchhaltung.

Methoden der Kostenrechnung sind:
  • Kostenartenrechnung
    Erfassung aller Kosten des Betriebes (z. B. für Personal, Material)
  • Kostenstellenrechnung
    Zuordnung der Kosten auf die verschiedenen Bereiche des Betriebes (An welcher Stelle im Produktionsprozess sind die Kosten angefallen?)
  • Kostenträgerrechnung
    Analyse der "Renner-" und "Verlierer-Produkte" des Unternehmens (Für welche Produkte sind welche Kosten entstanden?)
 

Preiskalkulation

Wenn Sie Ihre Preise kalkulieren, müssen Sie den optimalen Absatzpreis für ein Produkt oder eine Dienstleistung finden. D.h.: Wenn Sie etwas verkaufen wollen, müssen Sie sicher sein, dass Sie es zu dem verlangten Preis "loswerden".
Gleichzeitig müssen Sie vom Erlös Ihre Kosten decken und davon leben können.

Kostenpreis
Bei der Preiskalkulation sollten Sie zunächst einen Kostenpreis ermitteln: Welche Kosten verursacht es im Unternehmen, Ihr Produkt einzukaufen, herzustellen und zu verkaufen bzw. Ihre Dienstleistung zu erbringen? Diese Frage beantwortet vor allem Ihre Kostenartenrechnung
In aller Regel gilt: Der Verkaufspreis sollte alle dazugehörigen Kosten plus einen Gewinn abdecken. Vergessen Sie bei Ihrer Kalkulation nicht ggf. großzügige Liefer- und Zahlungsbedingungen wie Ratenkauf oder Rabatte. Sie sind für die Auftragserteilung ein wichtiges Argument und absatzpolitisches Mittel, verringern aber den Kostenpreis.

Marktpreis
Der zunächst errechnete Kostenpreis wird in der Regel - für die avisierte Kundschaft und im Verhältnis zur Konkurrenz - zu hoch sein. Das bedeutet: Wenn Sie Ihren Preis auf Ihrem Markt durchsetzen wollen, müssen Sie herausfinden, wie viel Ihre Kunden bereit sind zu bezahlen und welche Preise Ihre Konkurrenz für vergleichbare Produkte bzw. Dienstleistungen verlangt. An beiden Vorgaben muss sich Ihr Preis ausrichten.

Wenn der (betriebswirtschaftlich notwendige) Kostenpreis über dem Marktpreis liegt, müssen Sie sich in der Regel zwischen zwei Alternativen entscheiden. Überlegen Sie:
  • Neue Kunden:Welche Kunden würden den Kostenpreis bezahlen? Wer und wo sind diese Kunden? 
  • Neuer Preis: Wo und wie können Sie Kosten einsparen? Womöglich lässt sich der Marktpreis halten, wenn Sie die Kosten reduzieren.

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